Microsoft Excel

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar belakang

Dewasa ini terdapat keterkaitan antara kemajuan teknologi dengan bertambahnya kebutuhan manusia, yaitu kebutuhan manusia menjadi lebih mudah untuk dipenuhi. Secara langsung maupun tidak manfaat dari berkembangnya teknologi adalah membantu manusia dalam memenuhi kebutuhan hidupnya.Seperti program aplikasi Microsoft Office, program ini sangat membantu mereka para pekerja kantoran, mahasiswa, pelajar, dan masih banyak lagi.Salah satu bagian dari Microsoft Office adalah Microsoft Office Excel atau disebut juga Lembar Sebar. Microsoft Excel (MS-Excel) merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja elektronik) canggih yang paling populer dan paling banyak digunakan saat ini. Excel akan sangat membantu kita dalam hal menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mampu mempresentasikan data dalam bentuk tabel dengan berbagai jenis tabel yang disediakannya, mulai dari bentuk Bar, Grafik, Pie, Line dan banyak lagi.

Dalam makalah ini kami menjelaskan mengenai cara menggunakan Mikcrosoft Excel khususnya dalam dunia pendidikan.Karena fungsi Microsoft Excel sangat berperan penting dalam dunia pendidikan khusunya bagi para calon guru.Contoh bahwa Microsoft Excel sangat berperan penting dalam dunia pendidikan misalnya dalam mengentri data – data nilai siswa,merangking hasil belajar siswa,pembayaran SPP siswa,presensi kehadiran,dan lain – lain. Dengan alasan tersebut kami menyusun makalah Microsoft Excel ini demi menunjang bagaimana cara menggunakan Microsoft Excel.Dengan demikian pembaca dapat menggunakan makalah ini sebagai tuntunan dalam mempelajari Teknologi Informasi khususnya dalam bidang Microsoft Excel.

1.2   Tujuan

Setelah mempelajari makalah ini, pembaca diharapkan untuk dapat :

1.      Memahami cara memulai, menjalankan, dan mengakhiri perangkat lunak Microsoft Office Excel.

2.      Mengoperasikan fungsi menu-menu dari microsoft exel.

3.      Menggunakan rumus dan fungsi pada microsoft exel

4.      Mengoperasikan perintah cetak pada microsoft exel.

5.      Mampu menggunakan/mengaplikasikan penggunaan Microsotf Office Excel dalam kehidupan sehari-hari.

1.2  Manfaat

Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan untuk dapat:

1.      Memahami cara mengoperasikan microsoft exel.

2.      Menghindari kesalahan editing dalam pengoperasian microsoft exel.

3.      Mengoperasikan fungsi menu-menu yang ada pada microsoft exel.

4.      Menggunakan rumus dan fungsi mencetak hasil pengolahan dari kinerja microsoft exel.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  Pengertian Program Microsoft Excel

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar,  penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak  ini  sangat membantu untuk  menyelesaikan permasalahan  administratif mulai  yang  paling  sedernaha  sampai  yang  lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang. Permasalahan ini sebenarnya dapat juga diselesaikan menggunakan Microsoft Word karena hanya sedikit memerlukan proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft Excel. Contoh  permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen  data dengan  menampilkan grafik data pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan pemograman macro yang disediakan oleh Excel agar proses penggunaan lebih mudah. Saat ini program microsoft exel merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2007 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System 2007 .

2.2 Kelebihan dan Kekurangan Microsoft Excel Excel 2007

Microsoft exel 2007 memiliki berbagai fasilitas sehingga lebih sempurna dibandingkan dengan versi sebelumnya. Fitur baru tersebut antara lain adalah desain jendela (interface) Excel, jumlah baris dan kolom lebih banyak, format file baru, penulisan formula lebih mudah.Office Themes dan Excel Styles, pengurutan dan penyaringan data didesain lebih canggih, tampilan grafik yang lebih variatif, Pivot Table lebih mudah digunakan dan sebagainya. Misalnya :

1.      Jumlah kolom yang tersedia di Excel 2007 adalah 16.384 yang dimulai dari kolom A hingga berakhir di kolom XFD, versi sebelumnya hanya 256 kolom.  Serta baris dalam Excel 2007 sebanyak 1.048.576 yang dimulai dari baris 1 dan berakhir di baris 1.048.576, versi sebelumnya 65.536.

2.      Pada Excel 2003, jumlah sel sekitar 16 juta, tapi pada Excel 2007, jumlah sel mencapai 17 miliar.

3.      Memori yang digunakan di dalam komputer, saat ini dapat sampai batas maksimal yang berlaku di Microsoft Windows, sebelumnya hanya 1 megabyte.

4.      Jumlah kondisi pada fasilitas format kondisional, Excel versi terbaru ini hanya dibatasi oleh kapasitas memori, sebelumnya hanya ada 3 kondisi.

5.      Jumlah level pada fasilitas Sort atau pengurutan data, saat ini sampai 64 level, bandingan dengan versi sebelumnya yang hanya 3 level.

6.      Maksimal jumlah karakter dalam sebuah formula diperbolehkan sampai 8.000, sebelumnya hanya 1.000 karakter.

7.      Jumlah maksimal argumen pada fungsi, versi terbaru ini membolehkan sampai 255 argumen, sebelumnya hanya 30 argumen.

8.      Maksimal jumlah item yang dihasilkan dari perintah Find, kini mencapai 2 Milyar, sebelumnya hanya 64.000.

9.      Jumlah field pada PivotTable dapat mencapai 16.000, sebelumnya 255.

10.  Excel 2007 format yang paling populer dan fleksibel jadi sebagian besar software data entry ada fasilitas konversi ke format excel atau format lain yang bisa dibaca excel. Atau jika dibutuhkan kita bisa konversi balik dari excel ke software statistik lainnya.

11.  Dengan Pivot Tables, kita bisa kerja lebih efektif karena semua tabel summary yang kita rencanakan bisa kita buat dahulu walaupun data belum masuk semua. Setiap ada data masuk otomatis pivot table akan me-refresh sehingga tabel akan terupdate sendiri. Ini sangat berguna, kecuali kita jago membuat syntax dan saya yakin banyak orang yang tidak hobby main syntax.

Kelemahan tentu Ada dan ini menjadi perhatian extra untuk menjaga kualitas pengolahan data. Beberapa kelemahan Excel 2007 adalah:

1.      Pivot tabel yang menyertakan banyak kolom/pertanyaan menghasilkan tabel berupa crosstab atau nested atau tersarang, banyak orang belum mampu membuat tabel dalam 1 pivot yang stack atau berjajar. Jadi mau tidak mau membuat 2 tabel pivot untuk masing-masing pertanyaan/kolom. Kendalanya adalah kita harus memperhitungkan jumlah kategori jawaban yang akan ditabelkan, karena pivot otomatis akan menggunakan kolom dan baris baru ke samping/kebawah sehingga jika di samping atau dibawah ada tabel pivot lain, maka akan error.

2.      Untuk tabel yang besar dengan ukuran file lebih dari 10MB, maka setiap editing/updating data, maka secara default excel akan melakukan proses Workbook Calculating yang kecepatannya tergantung dari processor dan ram komputer. Ini cukup memakan waktu pengolahan data.

3.      Untuk membuat kolom baru yang berisi pengkategorian dari sebuah kolom/jawaban pertanyaan, atau membuat filter responden; kita harus membuat rumus excel baik rumus matematika, logika maupun text. Banyak orang yang tidak suka dengan hal ini karena di SPSS misalnya, kita dengan mudah untuk melakukan filter atau pengkategorian jawaban baru.

2.3 Istilah-Istilah Excel 2007

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputiperhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data.Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih kompleks.untuk lebih jelasnya fungsi-fungsi tersebut di sampaikan pada paparan di bawah ini :

Istilah-istilah dalam Excel

a.       Cell : merupakan bagian terkecil dari worksheet yng dapat diisi dengan jumlah karakter (max. 255 karakter) isi cell dapat berupa value, formula atau text. Contoh : cell A3, cell D5.

b.      Worksheet (lembar Kerja) : merupakan kumpulan dari 256 kolom dan 65536 baris.

c.       Workbook (buku kerja) : merupakan kumpulan dari 256 worksheet (berlabel sheet1 sampai sheet 256)

d.      Range : merupakan sekelompok cell yang akan mendapataksi sama sesuai perintah yang anda jalankan. Pemberian alamat/ address dilakukan mulai dari cell sudut kiri atas sampai cell sudut kanan bawah.Contoh : A4:D6 → range mulai dari cell A4 sampai cell D6

e.       Alamat Relatif : merupakan alamat yang jika dituliskan kedalam bentuk rumus atau fungsi akan berubah jika dicopy ke cell lain.

Contoh : cell berisi formula A5*6 ,B3 dicopy ke C5 formula pada C5 berubah menjadi B8*6f.    Alamat Semi Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris atau kolomsehingga nilai tidak akan berubah.

2.4 Cara kerja microsoft exel 2007

Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007 terdiri dari : 

1.      Row Heading (Nomor Baris)Row Heading (Kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja yang aktif.Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Jumlah baris yang disediakan oleh Microsoft Excel adalah 65.536 baris.

2.      Column Heading (Nomor Kolom)Column Heading (Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif. Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Kolom di simbol dengan abjad A – Z dan gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu kolom BA, BB s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu IV (berjumlah 256 kolom). Sungguh suatu lembar kerja yang sangat besar, bukan.(65.536 baris dengan 256 kolom).

3.      Cell Pointer (Cell Aktif)Cell Pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris. Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara kolom A dengan baris1.

4.      Formula Bar : tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita gunakan nantinya. Dalam Microsoft Excel pengetikkan rumus harus diawali dengan tanda ‘=’ . Misalnya kita ingin menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka pada formula bar dapat diketikkan =A1+B1 .

5.      Help Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.

6.      Judul menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file darilembar kerja yang aktif.

7.      Office Button Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan  mempublish dokumen.

8.      Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses berkomunikasi dengannya misalnyamenyimpan, mencetak dan sebagainya.

9.      Toolbar Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.

10.  LembarKerja(Workbook) : Baris  ini  berisikan  informasi  halaman,  section, letak insertion point dan tombolpengendali.B.  Memulai DokumenPada sub bab  ini, kitaakan membuatdokumensebagai contoh pengelolaan data sederhana.

11.   

2.5 Penggunaan rumus dan fungsi exel

Macam-macam formula

a.       =SUM(…)

Fungsinya                    : Untuk melakukan penjumlahan

Bentuk umum             : =SUM(range sel)

Contoh            : Misalkan kita akan menjumlahkan dari sel H5 sampai sel H15

Penulisan                     : =SUM(H5:H15)

b.      =COUNT(…)

Fungsinya                    : Untuk melakukan counter

Bentuk umum : =COUNT(range sel)

Contoh                        : Misalkan kita akan menghitung jumlah pegawai yang berada di sel B5 sampai sel B15

Penulisan                     : =COUNT(B5:B15)

c.       =MAX(…)

Fungsinya              : Untuk mencari nilai maksimum (terbesar)

Bentuk umum       : =MAX(range sel)

Contoh                  : Misalkan kita ingin menetukan nilai terbesar dari sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel F17

Penulisan               : =MAX(F1:F17)

d.      =MIN(…)

Fungsinya                        : Untuk mencari nilai minimum (terkecil)

Bentuk umum                  : =MIN(range sel)

Contoh                             : Misalkan kita ingin menentukan nilai terkecil dari sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel F17

Penulisan             : =MIN(F1:F17)

e.       =AVERAGE(…)

Fungsinya                    : Untuk mencari nilai rata-rata

Bentuk umum : =AVERAGE (range sel)

Contoh                        : Misalkan kita ingin mengetahui nilai rata-rata dari sel A11 sampai A17

Penulisan                     :=AVERAGE(A11:A17)

f.       =ABS(…)

Fungsinya                    : Untuk mengubah angka-angka yang ada dalam daftar argumennya menjadi bilangan mutlak (absolut)

Bentuk umum : =ABS(range sel)

Contoh                        : Misalkan kita bermaksud mengetahui secara mutlak dari sel yang kita aktifkan, misal di sel F17

Penulisan                     : =ABS(F17)

g.      =SQRT(…)

Fungsinya                    : Untuk menghitung akar dari bilangan X. Bilangan X tidak boleh negatif

Bentuk umum : =SQRT(range sel)

Penulisan                     : = SQRT(25)

h.      =IF(…;…;…)

Fungsinya                    : Untuk mengecek apakah nilai yang kita gunakan sebagai kunci benar atau salah (memenuhi syarat atau tidak)

Bentuk umum             : =IF(logical_test ; Value_if_true ; Value_if_false)

Contoh                        : Misalkan kita akan membandingkan nilai di suatu sel yang berada di sel F17, tentang kriteria siswa dinyatakan lulus atau gagal dengan ketentuan sbb.Jika nilai rata-rata siswa lebih besar sama dengan 60, maka siswa dinyatakan LULUS, dan sebaliknya.

Penulisan                     : =IF(F17>=60:”LULUS”;”GAGAL”)

artinya jika kolom F17 lebih besar sama dengan 60, maka LULUS, jika kurang dari 60, maka GAGAL

Keterangan :

Jika kondisi di sel F17 terpenuhi, maak kerjakan Value_if_true, jika kondisi di sel F17 tidak terpenuhi, maka kerjakan Value_if_false

i.        =DATE(Year,Month,Date)

Fungsinya                    : Untuk menghitung jumlah hari

Contoh                        : =DATE(73,8,11) à 26887 hari

j.        =VLOOKUP

Fungsinya                    : Untuk pembacaan suatu tabel secara vertikal

Bentuk umum             : =VLOOKUP(lookup_value; table_array; Col_index_num; Range_lookup)

k.      =HLOOKUP

Fungsinya                    : Untuk pembacaan suatu tabel secara horizontal

Bentuk umum             :=HLOOKUP(lookup_value; table_array; Col_index_num; Range_lookup)

l.        =LEFT(…;…)

Fungsinya                    : Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari sebuah kiri

Bentuk umum             :=LEFT(teks;jumlah karakter yang diambil)

Contoh                        : Misal kita akan mengambil karakter yang ada di sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf

Penulisan                     : =LEFT(F17;3) à hasilnya Feb

m.    =RIGHT(…;…)

Fungsinya                    :Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari sebuah kanan

Bentuk umum             :=RIGHT(teks;jumlah karakter yang diambil)

Contoh                        :Misal kita akan mengambil karakter yang ada di sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf

Penulisan                     :=RIGHT(F17;3) à hasilnya ari

n.      =MID(…;…;…)

Fungsinya                    : Untuk mengambil teks dari kedudukan tertentu dengan sejumlah karakter tertentu

Bentuk umum :=MID(teks;start_number; number_char)

Contoh                        : Misal kita akan mengambil karakter baru yang ada di sel F17 (Februari)

Penulisan                     : =MID(F17:3:3)

BAB III

PENUTUP

3.1  Kesimpulan

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS.Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang baik, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif. Selain meng-calculation dengan menggunakan penggunaan Rumus dan Fungsi, Microsoft Excel 2007 juga dapat membuat data tabel yang bila di-print akan menghasilkan hasil yang sama seperti pada Microsoft Word 2007. Kita juga bisa membuat Header dan Footer pada lembaran kita, dan juga kita bisa membuat sebuah grafikdataotomatis.

     3.2 Saran

Makalah Microsoft Excel 2007 ini masih jauh dari kesempurnaan. Karena itu ,saya menerima kritikan, masukan, dan saran seputar materi yang disajikan dalam makalah ini. saya harap, segala saran dan masukan akan menjadi pengayaan untuk membuat makalah selanjutnya.